Bij de start van een nieuwe medewerker komt veel kijken, van het regelen van de praktische zaken tot het opzetten van een onboardingsprogramma. En dan wordt er ook nog verwacht dat je voor het welkom van je nieuwe collega met een leuke tekst op de proppen komt. Zo rolt die leuke welkomsttekst voor je nieuwe collega straks zo uit je pen.
Het belang van een warm welkom
Wanneer er een nieuwe collega komt werken binnen de organisatie, is het belangrijk dat de nieuwe medewerker op een juiste manier welkom geheten wordt. Een nieuwe collega voorstellen vereist een heldere en gestructureerde aanpak om de nieuwe werknemer een goede indruk te geven van de nieuwe baan. Samen met de collega's laat je de nieuwe teamleden kennismaken met de organisatie. Nieuwe medewerkers zijn een waardevolle nieuwe aanwinst voor de organisatie en beginnen vaak zonder bekenden. Het is voor hen belangrijk om snel hun plek te vinden en persoonlijk kennis te maken met hun directe collega's. Dit niet alleen om een netwerk op te bouwen, maar ook om een positieve impact te hebben binnen het team. Voor het team is het goed om te weten wat de nieuwe collega gaat doen. Tot slot helpt een goede introductie dat iemand snel aan de slag kan.
Een warm welkom van jullie nieuwe collega zorgt voor een goede start. Maar natuurlijk is het totale proces van onboarding groter dan de eerste werkdag. Een top-onboarding is voor elke organisatie weggelegd en vereist wat tijd, energie en aandacht.
De eerste indruk is bij nieuwe medewerkers doorslaggevend. In de eerste week weet 34 procent van de nieuwkomers of ze voor langere tijd verbonden willen blijven aan de organisatie. Maar liefst één op de drie nieuwe werknemers verlaat het bedrijf alweer binnen zes maanden. Daarentegen: een goed onboardingstraject vergroot de kans dat een werknemer (minstens) drie jaar blijft met maar liefst 58 procent.
Het aannemen van nieuwe mensen is een duur en intensief traject. Daarnaast speelt de krapte op de arbeidsmarkt in veel branches ook een grote rol. Het is dan ook van belang om nieuwe collega's een warm welkom te geven. De eerste maanden zijn zeer bepalend voor een langer verblijf van de nieuwe collega. Een goed begin is het halve werk, toch? Door aandacht te besteden aan zijn of haar komst, straal je namelijk gelijk uit dat je iemand waardeert. Je laat zien dat de nieuwe medewerker een aanwinst is voor het team en er gelijk al bij hoort.
De preboarding: het welkom vóór de eerste werkdag
Het verwelkomen van een nieuwe medewerker begint in het ideale geval al vóór de eerste werkdag, tijdens de preboarding. Slim, want zo voelt diegene zich extra welkom als nieuwe collega en in de tekst kun je meteen wat praktische info kwijt. Houd altijd de tone of voice aan die bij jouw bedrijf past.
Voorbeeld van een preboarding welkomstbericht:
Welkom in het team! We zijn heel blij dat je [bedrijfsnaam] komt versterken. We zien elkaar op 6 november, je eerste werkdag. Neem je je identiteitsbewijs mee? Maak je niet te druk om je outfit, want de dresscode is casual. Draag dus vooral iets waar je je comfortabel in voelt. Zoals je weet werken we met flexibele werktijden tussen 07:00 en 19:00 uur. Op je eerste werkdag starten we alleen graag om 09:00 uur. Parkeren doe je de eerste dag op het parkeerdek. Geef bij de slagboom aan dat je nieuw bent, dan komt het helemaal goed. Op 6 november krijg je een parkeerkaart voor de parkeergarage. Meld je die ochtend bij de receptie, dan krijg ik een belletje en haal ik je op. Ik laat je dan je werkplek zien, stel je voor aan het team en geef je een tour door het gebouw. De rest van de ochtend kun je gebruiken om je nieuwe laptop uit te vogelen. Om 12:00 uur hebben we een lunch met het team ingepland. Na de lunch stel ik je voor aan je buddy voor komende periode, Cleo. Zij helpt je de komende weken wegwijs worden en staat voor je klaar als je vragen hebt. Wanneer je bent geïnstalleerd gaat zij ook met je aan de slag met verschillende trainingen. We kijken ernaar uit je te zien op 6 november en hopen dat jij er net zoveel zin in hebt.
De welkomsttekst: wat zet je erop?
De welkomsttekst voor je nieuwe collega hoeft helemaal niet lang te zijn. Een goede welkomsttekst, bijvoorbeeld in een kaart, enthousiasmeert en straalt de cultuur van je bedrijf uit. Dat ligt vooral aan het moment waarop je het kaartje verstuurt of geeft.
- Tijdens de preboarding: Schrijf dan bijvoorbeeld op de kaart dat je uitkijkt naar de samenwerking. Als kleine reminder kun je ook de startdatum noemen.
- Op de eerste werkdag: Je kunt ook een welkomstkaartje aan je nieuwe collega geven op de eerste werkdag, of hem op het bureau zetten. Zo kun je je nieuwe medewerker veel plezier en succes wensen. Doe dit namens het team, de afdeling of het hele bedrijf.
Voorbeelden van welkomstteksten:
- Welkom bij de club! We zien je op 4 maart!
- Gefeliciteerd met je nieuwe baan bij [bedrijfsnaam]. Van harte welkom! Op [datum] is je eerste werkdag en zien we je op kantoor. Kom je even buurten, dan leer je meteen het HR-team kennen.
- Welkom in het team!
Het is belangrijk om nieuwe collega's een warm welkom te heten in de organisatie. We hebben je een aantal praktische tips gegeven om een nieuwe medewerker persoonlijk voor te stellen, hebben de belangrijkste zaken voor je op een rij gezet om het onboardingsproces succesvol te starten.
Soorten introducties
Je kunt een nieuwe medewerker op verschillende manieren welkom heten. We zetten de voor- en nadelen van twee manieren hier voor je op een rij.
Persoonlijke introductie
Afhankelijk van de grootte van het team waarin de nieuwe collega komt werken, kun je een algemene introductie of een rondleiding geven.
Algemene introductie
Dit doe je op een centraal moment, bijvoorbeeld bij een team-meeting. Het voordeel is dat je op zo’n moment zeker weet dat alle collega's hierbij aanwezig zijn. Het nadeel is dat het voor de nieuwe medewerker lastig kan zijn om gelijk te onthouden wie wie is.
Rondleiding met één-op-één introducties
Dit maakt het voor de nieuwe collega een stuk makkelijker om in ieder geval (bijna) iedereens naam te onthouden. Heeft iedereen in het team drukke en afwijkende agenda's? Dan is dit een goede uitkomst. Zo geef je iedereen de ruimte om aandacht te besteden aan de nieuwe collega wanneer dat het beste uitkomt. Stimuleer wel altijd om 1-op-1-kennismakingen te plannen met belangrijke collega's.
De ideale introductie
De ideale introductie is persoonlijk én passend bij de organisatie. Om dit voor elke nieuwe medewerker even goed te regelen, is het handig om een template te gebruiken. Ook kun je software gebruiken om automatisch het nodige te regelen: hardware, bedrijfskleding, een welkomstpakket. Je weet wanneer de nieuwe medewerker in dienst komt. Maak er een mooie workflow van, automatiseer het proces en regel het vanaf dag één.
Hoe ontwerp je het perfecte onboardingproces?
Praktische tips voor de eerste werkdag
Het belangrijkste moment in de onboarding van nieuwe collega's is hun eerste werkdag. Ga maar na, je staat als verse kracht bol van de spanning. Je weet niet wat je te wachten staat en wilt graag gelijk een goede indruk maken.
- Bloemetje of kaartje vooraf: Stuur een paar dagen voor de eerste werkdag van je nieuwe collega een leuke attentie toe. Dat kan van alles zijn, bijvoorbeeld een kaartje, een bloemetje, een reep chocolade of iets dat echt bij jullie als team of organisatie past. Het gebaar zal enorm gewaardeerd worden, omdat je hiermee aangeeft dat je de nieuwe collega waardeert en klaar staat voor zijn of haar komst.
- Werkplek en toegangen op orde: Zorg ervoor dat er een werkplek is ingericht, computer of laptop ingericht klaarstaat en dat alle benodigde toegangen voorhanden zijn. Het belang hiervan wordt pas zichtbaar als het niet goed geregeld is. Je collega kan dan niet echt starten. Dat is in eerste instantie vervelend en wordt snel een frustratie als het langer dan een paar dagen duurt. Bovendien geeft het een slechte eerste indruk van de organisatie. Maak dus goede afspraken binnen je team en organisatie om dit goed te regelen.
- Aankondigen bij collega's: Informeer tijdig de teamleden van de nieuwe collega op welke dag hij of zij de eerste werkdag heeft. Teamleden willen nieuwe collega's ook graag een warm welkom geven en kunnen daar dan rekening mee houden in hun agenda. Stuur bijvoorbeeld 2 weken en 1 week voor de eerste werkdag van de nieuwe collega een berichtje aan de teamleden.
- Opvangen bij de receptie: Wacht je nieuwe collega op bij de receptie. Dit kan de teamleider of manager doen, maar kan ook door de buddy of naaste collega worden gedaan. Vaak is dit een kleine moeite met groot effect. Je nieuwe collega zal dit niet verwachten en dat zorgt gelijk bij binnenkomst al voor een wow-momentje.
- Welkom bordje of op scherm: Met een leuk welkomstbordje of op de tv schermen kun je nieuwe collega's ook welkom heten. Bij voorkeur met foto. Het bijkomende effect hiervan is dat ook anderen je nieuwe collega zullen aanspreken en begroeten. Dat voelt natuurlijk extra welkom.
- Rondje maken door het pand: Loop even een rondje door het hele pand om een eerste indruk te geven van waar alles is. Ga nog niet te detaillistisch in op wat alle afdelingen precies doen, maar richt je op de praktische zaken, zoals de toiletten, de koffie, kantine, vergaderruimtes, in- en uitgangen, parkeren en de ondersteunende diensten.
- Welkomstpakket op bureau: Het rondje door het pand kun je laten eindigen bij de werkplek. Hier staat natuurlijk een leuk welkomstpakketje klaar. Naast de werkmiddelen (laptop, tas, mobiel, pasjes,…) is het natuurlijk ook erg feestelijk om wat lekkers en leuks toe te voegen. Is jouw organisatie van IT, dan mogen laptopstickers natuurlijk niet ontbreken. Zijn jullie een foodbedrijf, dan zitten er natuurlijk wat lekkere proeverijtjes in.
- Kennismaking met team - lunch of koffie: Met de start van elke nieuwe collega verandert jullie team een beetje. Dat biedt nieuwe kansen voor iedereen. Om deze kansen optimaal te benutten, wil je hem of haar snel onderdeel maken van het team en klaarstomen voor de rol. Boek een leuke plek op kantoor of daarbuiten. Met koffie, thee en taart of een lekkere lunch. Leer elkaar kennen. Breng de huidige dynamiek in jullie team over. Ontdek wat jullie nieuwe collega kan toevoegen.
- Doornemen inwerkplan: Gebruik de middag om met elkaar het inwerkplan door te nemen. Veel organisaties hanteren een checklist van zaken die je moet weten en/of kunnen om volledig mee te kunnen draaien. Voor de nodige support kan de nieuwe collega een buddy aanspreken en andere mensen in de organisatie. De nieuwe collega gaat regelmatig in gesprek met de teamleider om te evalueren hoe het gaat.
- Gesprekje - “Hoe was je eerste dag?”: Besluit de eerste dag met een rustmoment. Hoe ging het? Wat vind je ervan?
Voorbeelden van introductieberichten voor collega's
Wanneer er een nieuwe collega komt werken binnen de organisatie, is het belangrijk dat de nieuwe medewerker op een juiste manier welkom geheten wordt. Een nieuwe collega voorstellen vereist een heldere en gestructureerde aanpak om de nieuwe werknemer een goede indruk te geven van de nieuwe baan.
Voorbeeld 1 (Informeel):
Aanhef: Begin met een vriendelijke en informele aanhef, zoals "Hallo allemaal" of "Beste collega's". Foto: Voeg een duidelijke en professionele foto van de nieuwe medewerker toe. Naam, functie en afdeling: Geef de volledige naam van de nieuwe collega, samen met zijn of haar functie en afdeling. Eerdere functies: Geef een kort overzicht van eerdere functies of ervaringen die relevant zijn voor de huidige functie. Persoonlijk: Deel enkele persoonlijke details, zoals hobby's, gezinssituatie of interesses. We zijn verheugd om [Naam] te verwelkomen als onze nieuwe [Functie] in de [Afdeling]. We moedigen jullie allemaal aan om [Naam] persoonlijk te verwelkomen en te leren kennen.
Voorbeeld 2 (Formeel):
We zijn verheugd om jullie voor te stellen aan [Naam], die onlangs is toegetreden tot ons team als [Functie] in de [Afdeling]. Neem gerust contact op met [Naam] om hem/haar te verwelkomen en elkaar beter te leren kennen.
Voorbeeld 3 (Praktisch):
Van harte gefeliciteerd met uw aanstelling tot [functie] bij [bedrijfsnaam]. Tijdens uw eerste werkdag zult u opgevangen worden door de heer/mevrouw [naam], [functie]. Graag zien wij u op [datum] om [tijd]. Tevens zal op uw eerste werkdag een afspraak gemaakt worden voor een tussentijdse evaluatie. Bijgaand treft u de toegezegde arbeidsovereenkomst. Als u met de overeenkomst akkoord gaat, ontvangen wij graag een getekende kopie retour voor [datum].
tags: #nieuwe #medewerker #aankondigen